GESTIONE DELLE FATTURE: ERRORI DA EVITARE (parte 3)

Quali sono gli errori o le dimenticanze più comuni quando parliamo di gestione delle fatture? Vediamo insieme la terza e ultima parte del nostro elenco.

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Trascurare il testo e la formattazione. Ogni documento che esce dalla nostra azienda in qualche modo ci rispecchia e rappresenta la nostra attività. Per questo motivo è importante curarne ogni dettaglio: rileggere per scovare eventuali refusi, controllare se ci sono errori di calcolo o nella compilazione delle date e così via. Non soltanto possono compromettere la validità del nostro documento o l’esito di un pagamento, ma di sicuro danno un’immagine di noi poco professionale.
Prima di spedire una fattura, è bene perdere qualche minuto per ricontrollarla in ogni sua parte, controllare di non aver omesso niente e che tutto ciò che abbiamo scritto sia corretto, dall’intestazione alla data ai numeri.
Un altro aspetto da considerare, è quello formale: cerchiamo di utilizzare sempre lo stesso template, in modo da renderle direttamente riconoscibili e comunicare un’identità precisa della nostra azienda. Una formattazione chiara e ordinata è di sicuro una strategia vincente.

Omettere il logo o l’intestazione. Abbiamo detto prima che anche la fattura comunica la nostra identità al cliente. Per questo motivo funziona un po’ anche come pubblicità o promemoria, come biglietto da visita. Quindi è importante che riporti il nome e il logo della nostra impresa in bella vista, ma anche l’indirizzo del nostro sito web o altre informazioni che potrebbero essere utili per identificarci.

Non avere un backup delle tue fatture. Importantissimo: fare sempre un backup delle fatture, meglio se conservate in un’unità esterna o nei servizi di archiviazione online. Archiviare le fatture con metodo ci permetterà in futuro di risparmiare un sacco di tempo.